Samen naar het werk rijden scheelt brandstof, maar hoe zit het met de onbelaste kilometervergoeding van 25 cent? Het hangt ervan af wie de carpool regelt.
Nu tanken duur is, kijken veel forenzen naar manieren om minder geld kwijt te zijn aan woon-werkverkeer. Carpoolen met een collega is een voor de hand liggende stap: één auto in plaats van twee of drie, dus minder liters door de tank. Maar zodra er een reiskostenvergoeding van de werkgever in het spel is, ontstaat vaak twijfel. Krijgt iedereen nog een vergoeding? Alleen de bestuurder? En wat gebeurt er met de kilometers die je omrijdt om iemand op te halen? Het antwoord hangt af van één vraag: wie heeft de carpool geregeld?
Eerst de basis: 25 cent per kilometer
Volgens de Rijksoverheid mag een werkgever maximaal € 0,25 per kilometer belastingvrij vergoeden als je met eigen vervoer naar je werk reist. Welk vervoermiddel je gebruikt, maakt voor dat bedrag niet uit. Het kabinet verhoogde het maximum op 1 juli 2026 van € 0,23 naar € 0,25, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026. Krijg je meer dan 25 cent, dan telt het deel daarboven als loon en houdt je werkgever daar loonheffing op in.
Belangrijk om te weten: een werkgever is niet verplicht om reiskosten te vergoeden, tenzij het in de cao, je arbeidsovereenkomst of een bedrijfsregeling staat. Dat staat op Ondernemersplein van de overheid. De 25 cent is dus een maximum voor belastingvrij vergoeden, geen recht.
Situatie 1: je werkgever regelt de carpool
Spreekt je werkgever met één werknemer af dat die rijdt en collega's onderweg oppikt? Dan mag de werkgever aan die chauffeur € 0,25 per kilometer vergoeden, inclusief de kilometers die hij of zij omrijdt om de anderen op te halen. De meerijders krijgen in deze situatie geen vergoeding, omdat het vervoer voor hen al geregeld is.
Voor de bestuurder is dit gunstig: de extra kilometers langs de huizen van collega's tellen gewoon mee. Voor de meerijders valt de vergoeding weg, maar zij hoeven ook niet meer zelf te tanken.
Situatie 2: jullie regelen het samen
Spreek je met collega's onderling af om samen te rijden, zonder tussenkomst van de werkgever? Dan kan iedere deelnemer een vergoeding krijgen van € 0,25 per kilometer voor de eigen reis. De kilometers die de bestuurder omrijdt om anderen op te halen, kunnen dan niet belastingvrij vergoed worden. Volgens Ondernemersplein zijn dat privé reiskosten.
In deze variant ontvangt dus iedereen een vergoeding, terwijl er maar één auto rijdt. Dan is het redelijk om de brandstofkosten onderling te verdelen, zodat de bestuurder niet in zijn eentje opdraait voor de tank én de omrijkilometers.
Eerlijk verdelen: een rekenvoorbeeld
Stel, twee collega's wonen in dezelfde buurt en werken op 25 kilometer afstand. Ze rijden om de week met elkaars auto, of één van hen rijdt altijd. Wat telt is wat een rit écht kost aan brandstof. Dat hangt af van het verbruik van de auto en de actuele pompprijs, en die verschillen per auto en per week. Daarom is het slim om het uit te rekenen in plaats van te gokken.
Met onze rekenhulp reiskosten delen vul je de afstand, het verbruik, de brandstofprijs en het aantal personen in. Je ziet direct wat de rit kost en welk bedrag ieder moet bijdragen. Rijdt de bestuurder om, neem die kilometers dan mee in de totale afstand, zodat ook die kosten eerlijk worden gedeeld.
Wil je weten wat jouw vergoeding van de werkgever oplevert tegenover de werkelijke kosten? Met de rekenhulp kilometervergoeding woon-werk zie je in een paar seconden of 25 cent per kilometer je brandstof dekt of niet.
Thuiswerken en vaste afspraken
Werk je een deel van de week thuis, dan kun je nog steeds een reiskostenvergoeding krijgen. Werkgevers kunnen de dagen tellen waarop je echt naar kantoor reist, of een vaste vergoeding afspreken via de 128/214-dagenregeling: wie minstens 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, mag een vergoeding voor 214 dagen krijgen. Een thuiswerkvergoeding en een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer op dezelfde dag gaan niet samen.
Tips voor wie wil carpoolen
- Vraag eerst bij je werkgever of HR na hoe de reiskostenregeling werkt en of carpoolen invloed heeft op je vergoeding.
- Leg onderling vast wie rijdt en hoe je de kosten verdeelt, dat voorkomt gedoe later.
- Houd bij hoeveel kilometers je rijdt, vooral als je omrijdt. Werknemers kunnen tot 5 jaar terug een niet-uitbetaalde vergoeding claimen als er afspraken zijn, maar dan moet je de kilometers wel kunnen aantonen.
- Reken met het werkelijke verbruik van de auto die rijdt, niet met een gemiddelde.
Carpoolen is vooral een besparing op brandstof, en die besparing wordt groter naarmate de pompprijs hoger is. Met een duidelijke afspraak over de vergoeding en de kosten blijft het ook gezellig in de auto.
Bron: Rijksoverheid